Yhdistetty rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tietosuoja-asetus 2016/679

Laatimispäivä 15.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Sotaveteraaniliitto ry
PL 600
00521 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sotaveteraaniliitossa:
Sakari Martimo, Gsm. 0400 800 290
sakari.martimo@sotaveteraaniliitto.fi

Sotaveteraanipiireissä:
toiminnanjohtaja (tai vastaava)

Sotaveteraaniyhdistyksissä :
jäsenrekisterinhoitaja tai puheenjohtaja

3. Rekisterin nimi

Suomen Sotaveteraaniliitto ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisterille kerätään Suomen Sotaveteraaniliitto ry:n jäsenyhdistysten jäsenistä henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

5. Rekisterin tietosisältö

• Jäsenrekisteriin on kerättynä jäsenistä seuraavat tiedot:
• Jäsenen tietojen syöttöpäivämäärä
• Jäsenen tietojen muokkauspäivämäärä
• Mihin alayhdistykseen henkilö kuuluu
• Mihin piiriin henkilö kuuluu
• Mihin kerhoon henkilö kuuluu
• Jäsennumero
• Etunimi
• Sukunimi
• Osoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Ensisijainen asiointikieli
• Laskutettavan henkilön nimi
• Laskutettavan henkilön osoite
• Laskutettavan henkilön postinumero
• Laskutettavan henkilön postitoimipaikka
• Lehden toimitusosoite
• Lehden postinumero
• Lehden postitoimipaikka
• Jäsenlehden tilaustieto
• Äänilehden tilaustieto
• Piirilehden tilaustieto
• Joulukortin lähetystieto
• Uutiskirjeen tilaustieto
• Nykyinen asuinkunta
• Puhelinnumero
• Matkapuhelinmumero
• Nykyinen asuinmaa
• Jäsenkoodi, esimerkiksi ”Yhdistyksen varsinainen jäsen”
• Jäsentunnus, esimerkiksi ”rintamapalvelutunnus”
• Jäsenmaksun määrä
• Syntymäaika
• Liittymisvuosi
• Sukupuoli
• Jäsenen eroamispäivä
• Syy rekisteristä eroamiseen, esim. kuolema
• Sähköpostiosoite
• Joukko-osasto, jossa veteraani palveli
• Jäsenen aktiivisuustieto
• Muut mahdolliset jäsenen itse antamat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja yhdistysten jäsenrekisterinhoitajilta. Lisäksi tietoja saadaan rekisterin ajan tasalla pitämistä varten Postilta ja Väestörekisterikeskuksesta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän yhteydessä toimivien jäsenyhdistysten, piirien ja kerhojen käyttöön Suomen Sotaveteraaniliitto ry:n sääntöjen mukaisen toiminnan toteuttamiseksi.

Jokaisella jäsenrekisterin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Tietoja ei, ilman liiton jäsenen kirjallista tai sähköisesti antamaa suostumusta luovuteta yhdistyksen tai sen yhteydessä toimivien alayhdistysten, piirien ja kerhojen ulkopuolelle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, paitsi Kanadasta, Yhdysvalloista ja Australiasta saatuja jäsentietoja

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Henkilötietoja sisältävät aineistot säilytetään lukitussa tilassa.

B. ATK:lla käsiteltävät aineisto

Jäsenrekisteriä käsitellään sähköisesti. Rekisterissä oleva tieto on tietokannassa, joka on suojattu salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietojen käsittely-, haku- ja selaamismahdollisuus myönnetään rekisterin hoidosta vastaaville piirin tai yhdistyksen sekä niiden yhteydessä toimivien kerhojen työntekijöille tai toimihenkilöille.

Jäsenrekisterissä on mukana myös historiallisista syistä pois nukkuneet jäsenet.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella jäsenellä on oikeus saada tietää mitä henkilötietoja on tallennettu.

Pyyntö tehdään sotaveteraaniyhdistyksen jäsenrekisterin hoitajalle tai puheenjohtajalle sitä varten tarkoitetulla lomakkeella.

Jos pyyntö evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta pitää käydä selville ne syyt, miksi pyyntö on evätty.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Pyyntö tehdään oman sotaveteraaniyhdistyksen jäsenrekisterin hoitajalle tai puheenjohtajalle, joka korjaa jäsenen ilmoittamat tiedot kohtuullisessa ajassa.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsenellä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Jäsenrekisteriin sisältyviä tietoja ei käytetä näihin tarkoituksiin.

Jäsen voi kieltää julkaisemasta jäsen- ja yhteystietojaan Sotaveteraaniliiton sähköisissä ja painetuissa julkaisuissa, paitsi jos jäsen valitaan liiton, piirin, yhdistyksen tai kerhon tehtävään.

Sotaveteraaniyhdistysten jäsenkirjurit ja muut erikseen määritellyt saavat käsitellä jäsenrekisterin tietoja siinä laajuudessa kuin tietojen oikeellisuuden tarkistus ja ylläpito sitä vaatii. Yksittäisen jäsenen tietojen tarkastelulle tulee olla oikeutettu peruste.

Suomen Sotaveteraaniliitto ry tarjoaa verkkokauppapalveluja. Verkkokaupasta ostava antaa itse toimitus- ja laskutustiedot. Verkkokauppasovellus on tehty Suomen Sotaveteraaniliitolle, jonka ylläpidosta vastaa Suomen Sotaveteraaniliitto ry.